絵でわかるSlackの使い方!第2回:チャンネル作製のコツ

絵でわかるSlackの使い方!第2回:チャンネル作製のコツ

Slackテクニック

どんな記事?
  • Slackの解説記事第2段
  • Slack運用の肝「チャンネル作製のコツ」をご紹介
  • キーワードは「瞬断」です

破竹の勢いで広がりを見せる、チャットツール「Slack」。

めちゃめちゃいいよ!とは聞くものの、イマイチ使いこなせていない方も多いはず。

そこでNICOAでは、「絵でわかるSlackの使い方!」と題して、イラスト付きであなたの疑問を解決していきます。

第2回は「チャンネル作製のコツ」のご紹介です。

連載:絵でわかるSlack

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なにより大事なチャンネル設定

チャンネルはSlackで会話する場そのもの。

なので、チャンネルのカテゴライズがうまくできていないと、Slackの運用は絶対にうまくいきません。
裏を返せばチャンネルの設定さえキチンとできていれば、あとはどうにでもなると言っても過言じゃない。

運用前にチャンネル(=話題)の精査をビシッとやっておきましょう。

キーワードは「瞬断」

キーワードは瞬断(瞬時に判断)

新しい話題を始めるときに、ぱっ!とどのチャンネルで話せばいいかわかるか否か
カテゴライズがうまくいっているかの判断基準はこれに尽きます。

すなわち瞬断がキーワード。チャンネル作製の際には、意識してチェックするようにしてください。

コツは「見やすく漏れなくダブりなく」

ではここで逆から、つまり「どんなときに瞬断できなくなってしまうか」考えてみましょうか。

実例はいろいろあるかと思いますが、すべて

  1. 見づらい:閲覧性が悪くて正解のチャンネルをみつけれない
  2. 漏れ:そもそも正解のチャンネルがない
  3. ダブり:候補のチャンネルがいっぱいある

の3パターンかと。

なので裏を返せば、見やすく漏れなくダブりなくを実践できれば100%瞬断できる!
というわけで、ここからは漏れとダブりをなくして、かつ見やすく管理する手法のお話です。

漏れとダブリをなくす

Step1:全部書きだす

STEP1:すべてあげる

まずは思いつく話題をありったけ全部書き出してみましょう。ここで注意するのは、たまにしか話題にあがらないものも漏れなく書き出すこと。

たいていの場合、LINEやメール→Slackに乗り換えることがほとんどだと思うので、LINEとメールのログを見返して漏れがないようにチェックしましょう。

Step2:グルーピングで親子をなくす

STEP2:グルーピングでまとめる

つぎに出した話題をグルーピング。
ダブりのもとになる「親子関係になってしまっている話題」を洗い出します。

グルーピングの軸は

  1. 組織
  2. 話題のジャンル
  3. 相談なのか報告なのか

などなど。ワークスペースにあったものを選びましょう。

グループ名がStep1であげた話題名といっしょになるところがダブりのもと。
グループの中をさらにグループでまとめて、ダブリを消していきます。

Step3:ツリー状に整理

STEP3:ツリーにまとめる

最後に、できたグループをみやすくツリー状にまとめます。ツリーの先端にある話題が作るべきチャンネルです。

ツリーが完成したらいくつか話題を瞬断できるかテストしてみましょう。うまくカテゴライズできていれば、バチッ!と瞬断できるはず!

その他チャンネルは必ず作る

追加で「その他」チャンネルは、どんなワークスペースでもつくっておいた方がいいと思います。

というのも、完ペキな「漏れなく」を実践するのはおそらく無理だから。
予想外の話題というのは必ずでてくるものなので、困ったときに使えるチャンネルを未然につくって、逃げ道を用意しておきます。

また、「どこで話せばいいのかイマイチわからなかったときもその他を使う」というルールにしておくといいでしょう。

どのチャンネルか迷うあまり、気軽に発言できなくなってしまっては本末転倒ですし、適当なチャンネルに書かれるよりも、わかる人が都度きちんと振り分け直した方がのちのち助かりますので。

見やすく管理

Slackのチャンネルは強制的にアルファベット順にソートされて表示されます。
なので、話題名そのままのチャンネル名だと、せっかくグルーピングしたチャンネルがぐっちゃぐちゃに。

また、同じ名前のチャンネルを作ることもできません

これらを解決するにはチャンネルの先頭にグループを表す添え字をつけて、表示順・ダブリをコントロールしてやればいい。

たとえば、事業体、部署ごとにグルーピングを行ってこんなツリーができた場合を考えましょうか。

例ツリー、事業体・部署でまとめた場合

添字の付け方はかなりの種類がありますが、Slackで使えそうなモノを2つご紹介しておきます。

ニモニックコード

連想しやすいニモニックコード

別名:表意コード。グループを連想できる添字を頭につけます。

たとえば、開発部グループなら「dev(=development)」、営業部なら「bus(=bussiness)」という感じ。

添字をみればなんとなく、カテゴリのイメージが湧くのが最大のメリット。ただし、チャンネル名が長くなってしまいがち。

桁別コード

複雑なツリーを表現、桁別コード

各桁の数字それぞれに意味をもたせて管理します。

たとえば1文字目は事業体、2文字目は部署名と言った感じ。

カテゴリの階層構造を表現できるのがメリットですが、どの数字がなんのカテゴリだったのか覚える手間がかかります。

おまけ:チャンネル警察もオススメ

できたチャンネル体系をうまく回したいなら、チャンネル警察を任命してしまうのもあり。

チャンネル警察の主な仕事は、まちがったチャンネルで新しい話題をはじめてしまったときに、正しい振り分け先を教えてあげること。
これでチャンネルがぐちゃぐちゃになるのを防げます。

ただし、設立する際には「チャンネル警察のいうことは絶対に聞く」というルールを全員に浸透させるのを忘れずに。

あとがき

繰り返しになりますが、「チャンネルをうまく設定できるか」はSlackをうまく運用できるかの肝。

しばらく運用してからルールを変えるのは、時間も労力もかかりますのではじめのタイミングでバチッと整理しておきましょう。

第3回は「ピン留め、スターってなに?」こちらもぜひ読んでみてください。

連載:絵でわかるSlack

最後までご覧いただきありがとうございました。
Jimon(@jimon_s)でした。

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