絵でわかるSlackの使い方!第1回:そもそもどんなもの?メリットは?

絵でわかるSlackの使い方!第1回:そもそもどんなもの?メリットは?

:2018/4/8 Slack

どんな記事?
  • Slackの解説記事第1段
  • どんなものか、メリットはなにかをイラストで解説
  • なじみぶかいLINEやメールと比較しながらご説明します

破竹の勢いで広がりを見せる、チャットツール「Slack」。

めちゃめちゃいいよ!とは聞くものの、どんなモノ?メリットは?と思われている方も多いはず。

そこでNICOAでは、「絵でわかるSlackの使い方!」と題して、イラスト付きであなたの疑問を解決していきます。

第1回は「そもそもどんなもの?」のご説明です。

連載:絵でわかるSlack
  1. そもそもどんなもの?メリットは?
  2. チャンネル作製、運用のコツ(予定)

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Slackってこんなもの

ひとことでいってしまえば、ビジネスコミュニケーション用チャットアプリ

といってもわかりにくいので、身のまわりのもので例えると

ビジネス用途に超進化したLINE

といった感じ。実際のアプリの画面はこんな具合です。

Slackの実際の画面

UIはよくあるチャットアプリなんですが、かゆいところに手が届くのなんの。会話の管理からデータ共有まで、一度使ったらもう離れられません。

チャンネルがコミュニケーションの中心

Slackの会話グループは、LINEでいう「グループ」の中に「話題ごとのページ」があるようなイメージになっています。

もう少し詳しくいうと、

  1. ワークスペース:どんなひとの集まりか
  2. チャンネル:どんな話題を話すのか

の2つからできていて、1つのワークスペースの中に、複数のチャンネルがある構造です。

Slackのグループ構造:ワークスペースの中に話題ごとのチャンネルがある

話題ごとにページが分かれている理由は、ビジネスではやり取りするメッセージの数が膨大だから

ほら、LINEの1個のグループに「未読1000件」とかあったら、読むの辞めちゃうじゃないですか。

プライベートと違い、1日に何百何千のメッセージを受け取るビジネスでは、こんなことがしばしば。なので、話題ごとに小分けで会話がまとまっていたほうが、みやすいんです。

では、Slackのメリットをまだまだ一般的なメール文化と比較しながら、ご説明します。

チーム全員がリアルタイムに進捗を把握

メール:基本的に1対1、上司に連絡がいかないことも多発

メーリスやccはあるものの、メールはどちらかというと「個vs個」の連絡ツール。
大事な話題なら全員に送るけれど、小さなことなら送らない、なんてあるあるじゃないでしょうか?

でもこれってよくよく考えると「進捗をリアルタイム共有できてない」ってことですよね。

思うに会議や報告に時間がかかる原因って、ここにある気がするんです。だって報告される側からしたら「全く知らない話」をイチから把握しなきゃいけないんですから。

Slack:全員で情報をリアルタイム共有

対してSlackは「多対多」の連絡ツール。なので、チーム全員が、リアルタイムにどこで・どんなことが起きているのか把握できる。

忙しさから全てに完ペキに目を通すことは難しくても、事前情報がゼロではないって大きな差だと思います。

開く前から話題がわかる

事前情報という目線でいうと、開く前からだいたいの内容が予測できるのもSlackのメリット。

メール:開くまで話題がさっぱりわからない

メールの場合、どんな内容でも入ってくる場所はすべて同じで受信ボックス。タイトルからいくらか予想できないこともないですが、一貫性がなく正直むずかしい。

Slack:話題ごとに整理されて通知されるのでわかりやすい

一方Slackなら、チャンネルごとに話題が決まっているので、ひと目でおおよその内容を予測可能。

また、あとから見返す際も、同じ話題の内容がかたまっているのでラクラクです。

会話の「繋がり」がすぐわかる

開く前につづいて「開いてから」のわかりやすさもSlackが圧勝。

メール:話のつながりが見えにくい

メールでは、前のやり取りとの繋がりを把握するのに、ひたすら前のメールを開く作業が必須でした。

知らぬ間にccから外されていたり、返信までの空白期間が長すぎたり。ちょっとのことで、もはやなんの話をしていたのかわからなくなる、なんてこともしばしば。

Slack:話のつながりが一目瞭然

対してSlackなら前のメッセージはすぐ上にありますし、そもそもチャンネルごとに話題が決まっているので、非常に明快。

まるでおしゃべりしている感覚で、「なんの話だっけ?」なんて考えることすらなくなります。

ファイル管理がラクラク

メール:ファイルを送るのも見るのも一苦労

ビジネスの場では、会話だけでなく、ファイルのやりとりも大事ですよね。

メールでファイルを送ろうとすると、「添付を押して、ファイルを探して、しかも容量を小さくして」のようなめんどくさい作業が盛りだくさん。

しかもファイルは1つ1つのメールに紐付くので、閲覧もたいへん。あのファイルどこいった?なんてことが、日常茶飯事になってませんか。

Slack:ファイルを送るのも見るのも手間いらず

Slackの場合、送るときはドラッグ&ドロップだけでOK。

しかもSlack内の専用ストレージにファイルが一限保管されるので、閲覧性もバツグン。
優秀な検索機能で一発です。

ファイルのプレビューがサムネイルで大きく表示

さらに送ったファイルのプレビューが大きく展開されるので、どんなファイルが送られてきたのか、ひと目で把握できます。

連携が強力

メール:様々なアプリを横断的に見なければならない

メールがコミュニケーションの中心の場合、メールと別にカレンダーやリマインダー、業務ソフトをいくつも確認する運用になっているかと思います。

Slack:Slackにアプリの通知を集約させられる

対してSlackの場合は、外部アプリとの連携が、超がつくほど充実しているので、「Slackさえみておけば大丈夫!」な環境も夢じゃない。

代表的なところだけでも

  1. Googleカレンダー
  2. Dropbox
  3. OneDrive
  4. GitHub
  5. IFTTT

などなど盛りだくさん。連携できるアプリの数は、数千件にものぼります。

たとえば、Googleカレンダーを連携すると共有カレンダーをだれかが編集したり、予定が近づいてくるとリマインダーを送ってくれます。

社内の他のシステムと組み合わせて、うまいこと運用すれば、全業務のハブとなってくれることでしょう。

無駄がなくなり、場は軽く

極めつけはやっぱりこれ。

メール:伝えたい部分以外の余計な文面が大量に存在

お世話になっております・・・。や署名などの余計な文面。

この「お硬い定型文」があるために、どうしてもメールでのやり取りはカチッとしたものになりがち。
ちょっとしたことや、くだらない冗談の共有ってできる雰囲気じゃないですよね。

それに極たまにしかやりとりのない間柄ならまだしも、日常的に連絡をとる相手なら、挨拶や署名なんて実用性ないじゃないですか。

字数の半分以上が無駄な「挨拶・署名」に埋め尽くされて、本当に伝えたいことが見えにくくなっているメールって多い気がします。

Slack:伝えたい中身以外は載っていない

対してチャットベースのSlackなら、送られる内容は本当に伝えたい中身のみ

なにより気軽に送れるので、場の雰囲気が軽くなります。

チームワークの基本は、なんでも話せる環境から。和やかな雰囲気をSlackでつくりましょう。

あとがき

正直便利すぎて、導入しない理由が見つからないSlack。

メールがLINEに置き換わったあの衝撃が、ビジネスの現場にもやってきます。
なにより無料でSTARTできるので、まずは試してみてください。

Slack
カテゴリ: ビジネス
現在の価格: 無料

第2回は「チャンネル作製、運用のコツ」、アカウントをつくったらこちらも読み進めてみてください。

連載:絵でわかるSlack
  1. そもそもどんなもの?メリットは?
  2. チャンネル作製、運用のコツ(予定)

【リンク】Slack日本語サイト

最後までご覧いただきありがとうございました。
Jimon(@jimon_s)でした。

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